Los desafíos del gerente de proyectos en la selección de personal

Introducción

El PMBok define la gestión de proyectos como “la aplicación de conocimientos, habilidades, herramientas y técnicas a las actividades del proyecto para cumplir con los requisitos del mismo”.  Dentro de todo proyecto existe un alcance, un tiempo y unos costos.   Los costos determinan los recursos de los que podremos disponer, entre ellos el del recurso humano.

Dado la trascendencia del recurso humano en la ejecución y éxito del proyecto, es de suma importancia que todo gerente de proyecto realice una muy acertada selección de su equipo de proyecto, equipo este que velará por el cumplimiento preciso de cada una de las fases del proyecto para el que han sido reunidos.  Las habilidades cognitivas y humanas de dicho equipo serán un factor clave para la buena culminación de la empresa iniciada.

Este ensayo tiene por objeto resaltar los desafíos que todo gerente de proyectos tiene a la hora de seleccionar el personal que participará en el proyecto.

Desarrollo

Si bien es cierto los miembros del equipo de trabajo deben ser técnica y cognitivamente altamente calificados, existen otras destrezas, habilidades y capacidades que los miembros del equipo del proyecto deben poseer para minimizar la probabilidad del fracaso del proyecto.

La gestión de los recursos humanos del proyecto obedece a una serie de procesos que deben ser impecablemente cumplidos por todo gerente de proyecto con el objetivo de asegurar la adquisición del mejor material humano posible para el proyecto.

El proceso de selección mismo debe obedecer a una serie de normas, políticas y estándares que existen al interior de la organización beneficiaria del proyecto, y el mismo debe estar exento de subjetividades por parte de los seleccionadores.  Debido a la multiplicidad de estructuras organizacionales, el gerente de proyecto debe estar en la capacidad de negociar con cualquier gerente o líder funcional al interior de la organización, o con los patrocinadores del proyecto, la inclusión del personal pertinente, idóneo y adecuado al proyecto emprendido.

Definir coherentemente el perfil de cada uno de los miembros que harán parte del equipo es un deber de la gerencia del proyecto; el perfilar por competencias es una técnica que permitirá delimitar el proceso de selección mismo, incluida las entrevistas y test evaluativos para los candidatos.  En general los procesos de selección basados en competencias ponen el acento en la identificación de las competencias de base del puesto que cumplan las siguientes condiciones[1]:

• Competencias que los solicitantes han desarrollado y demostrado ya en su vida laboral (p.e.: Iniciativa).
• Competencias con las que es posible predecir las perspectivas de éxito a largo plazo del candidato, y que sean difíciles de desarrollar mediante capacitación (p.e.: Orientación al logro).
• Competencias que se puedan evaluar de un modo fiable empleando una entrevista focalizada

Los factores ambientales de la empresa así como los Activos de los procesos de la organización definen de forma clara las entradas a los procesos de Desarrollo del plan de recursos humanos y de Adquisición del equipo del proyecto mismo.

Además de su capacidad de negociación, el gerente debe poseer habilidades para desarrollar el personal recién adquirido, para permitir con ello su crecimiento personal y laboral, y potenciar con ello el logro de los resultados del proyecto.

Desarrollar su equipo de trabajo, una vez conformado es otro de los retos del gerente de proyecto: capacitación, y actividades de desarrollo del espíritu de equipo, son parte de las herramientas y técnicas válidas para lograrlo; al final todos los esfuerzos en el desarrollo del equipo redundarán en mejores elementos y en mayor capacidad e integración y cohesión de los miembros del equipo.

La comunicación es otra habilidad que todo buen gerente de proyectos debe poseer: esta le permitirá transmitir de manera clara y efectiva información pertinente al proyecto a todos los niveles dentro y fuera del mismo.

En general todo gerente de proyectos debería seguir un marco lógico y estructurado para Planear, Adquirir, Desarrollar y Dirigir su equipo de trabajo:

Primero definir qué se requiere, para delimitar adecuadamente el proceso de selección, incluyendo los factores ambientales de la empresa  y los activos de los procesos de la organización; segundo preparar el proceso de selección, apoyándose –de ser necesario- con personal experto que evalúen adecuadamente las áreas a evaluar; tercero definir un perfil por competencias, en donde se definan dichas competencias para el cargo y los grados requeridos para cada una; cuarto aplicar las técnicas y herramientas necesarias para focalizar el proceso; todo lo anterior le permitirá al gerente de proyecto tener una sólida baraja de fuertes candidatos; finalmente se podrá obtener el personal idóneo para el proyecto.

 

Conclusiones

• El proceso de selección del recurso humano de los proyectos no es una labor exclusiva del departamento de gestión del talento humano, sino que es del absoluto resorte del gerente del proyecto, persona esta que conoce claramente las necesidades del proyecto y por ende del recurso humano necesario para cumplir con los objetivos del mismo.
• No sólo los aspectos cognitivos de los candidatos a formar parte del equipo de proyecto deben ser tenidos en cuenta, pues existen otras destrezas y competencias claves para intentar asegurar la normal convivencia de este miembro en el equipo, y por ende el éxito del proyecto.
• El gerente debe poseer además de sus conocimientos técnicos, habilidades y destrezas que le permitan gestionar adecuadamente su equipo de trabajo:

·         Inteligencia emocional

·         Empatía y Confianza

·         Iniciativa

·         Asertividad

·         Motivación

·         Trabajo en equipo

·         Liderazgo

·         Comunicación efectiva

·         Capacidad de negociación

•  La selección basada en competencias permitirá seleccionar el personal realmente idóneo para el proyecto, asegurando personas estables tanto emocional como profesionalmente.

Recomendaciones

• El gerente de proyectos debe ser un gran negociador para lograr el recurso humano requerido para el proyecto
• El gerente debe tener muy claro su presupuesto del proyecto para determinar salarios y bonificaciones/premiaciones para su equipo de trabajo
•  Ante la existencia continua de proyectos al interior de la organización, el gerente de proyectos debe contemplar la posibilidad de crear una Oficina de Proyectos (PMO) con el objetivo de aprovechar al máximo las capacidades de sus equipos de trabajo

• El gerente de proyecto podría apoyarse en terceros especialistas en temas de recursos humanos para blindar el proceso mismos de selección del equipo de trabajo

Bibliografía

Alles, M. A. (s.f.). Perfil del puesto por competencias. Recuperado el 10 de junio de 2012, de TBL-The Bottom Line. The center for business excellence: www.tblgroup.com

Global Knowledge. (2009). PMP Exam Prep Study Guide. Cary, North Carolina: Global Knowledge Training LLC.

Lledó, P. (2011). Director de proyectos: como aprobar el examen PMP® sin morir en el intento. Victoria, BC, Canadá: Pablolledó.

Portal de empleo i+d+i. (n.d.). Portal de empleo i+d+i. Recuperado Junio 10, 2012, from http://www.madrimasd.org

Project Management Institute Inc. (2008). Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos (Guía PMBOK). Pennsylvania: Project Management Institute.

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[1] Portal de empleo i+d+i. (s.f.). Recuperado el 10 de Junio de 2012, de http://www.madrimasd.org